Việc đặt hoặc thay đổi trụ sở công ty không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty Pháp luật Doanh nghiệp quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn,…
Việc đặt hoặc thay đổi trụ sở công ty không chỉ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty mà còn liên quan đến các yếu tố pháp lý trong quá trình hoạt động của công ty
Pháp luật Doanh nghiệp quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp do sự thay đổi về quy mô, hoạt động sản xuất kinh doanh nên thường có xu hướng tìm kiếm các địa chỉ kinh doanh mới phù hợp hơn. Bởi vậy, việc thay đổi địa chỉ công ty là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay, tuy nhiên thủ tục thay đổi địa chỉ công ty thường gây ra rất nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp bởi vì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được các quy định của pháp luật.
Công ty có thể chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi cùng quận, cùng tỉnh hoặc sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đã đăng ký doanh nghiệp.
I. QUY ĐỊNH VỀ ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY
– Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính: Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 thì địa chỉ trụ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
– Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty: Căn cứ theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở 2014 thì: Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.
∗ Lưu ý:
+ Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp.
+ Nếu doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính tại Chung cư thì chưng cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng và phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.
+ Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.
>>>Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh
II. CÁC TRƯỜNG HỢP THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ CÔNG TY
1. Trường hợp thứ nhất: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Việc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký được hiểu là việc doanh nghiệp chuyển trụ sở khỏi nơi đã đăng ký trong cùng một địa giới hành chính nhỏ (cấp quận/huyện). Trường hợp thay đổi này về cơ bản ít làm thay đổi thông tin quản lý thuế của doanh nghiệp cũng như thông tin quản lý đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ: Việc đổi địa chỉ của Công ty từ Số 111 Đường Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, sang địa chỉ Số 123 Phố Chùa Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trên Cơ quan đăng ký kinh doanh, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm:
– Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu thông báo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo bao gồm:
+ Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
+ Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
+ Thông tin thuế đăng ký thay đổi;
+ Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
– Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
2. Trường hợp thứ hai: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký là việc thay đổi địa giới hành chính cũng như cơ quan có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp. Việc thay đổi này làm thay đổi lớn trong cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp.
Ví dụ: Việc chuyển địa chỉ từ Số 90 đường Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, sang Số 111 Phố Huyện, Thị trấn Quốc Oai, Huyện Quốc Oai, Thành phố Hà Nội.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện 02 bước như sau:
Bước 1. Tiến hành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ trụ sở chính theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế – Mẫu số 08 – MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính. Trong đó, kê khai về việc thay đổi: Chỉ tiêu 2. Địa chỉ trụ sở chính của người nộp thuế và Chỉ tiêu 3. Địa chỉ nhận thông báo thuế.
– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
– Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
– Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.
– Mẫu 08 về đăng ký thuế.
Lưu ý: Đối với việc chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc nộp tờ khai thuế cũng như đóng thuế đầy đủ cho Chi cục thuế theo quy định của pháp luật.
Bước 2. Tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính bên cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ Hồ sơ gồm có:
– Quyết định chốt thuế chuyển quận của Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở cũ cấp (mẫu 09,09a).
– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Người đại diện theo pháp luật của công ty ký tên, đóng dấu).
– Quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu.
– Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đã được cấp.
– Hợp đồng dịch vụ tư vấn của Quý khách hàng cho đơn vị tư vấn.
Sau 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ chuyên viên thụ lý sẽ có thông báo về hồ sơ đăng ký thay đổi đã hợp lệ. Trả kết quả cho doanh nghiệp về hạng mục yêu cầu thay đổi. Nếu hồ sơ không hợp lệ chuyên viên sẽ ra thông báo về việc sửa đổi bổ sung. Doanh nghiệp bổ sung hồ sơ theo công văn để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.
3. Trường hợp thứ ba: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký
Việc thay đổi địa chỉ chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là việc thay đổi cơ bản tất cả các thông tin, chỉ tiêu liên quan đến việc quản lý thuế, quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc thay đổi này sẽ dẫn tới những thay đổi lớn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất cũng như các điều kiện có liên quan đến việc chuyển địa điểm hoạt động kinh doanh của mình.
Ví dụ: Chuyển địa chỉ công ty từ Số 9 đường Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, sang Số 85 đường Ngô Sĩ Liên, Phường Kinh Bắc, Thành phố Bắc Ninh, Tỉnh Bắc Ninh.
Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cũng phải thực hiện 02 bước như sau:
Bước 1: Tiến hành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa chỉ trụ sở chính theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hướng dẫn tại Bước 1 của Trường hợp thứ 2.2.
Bước 2: Tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
– Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu thông báo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT). Nội dung thông báo bao gồm:
+ Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
+ Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
+ Thông tin thuế đăng ký thay đổi;
+ Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
– Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty. Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.
– Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
– Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
– Thông báo của Chi cục thuế về việc doanh nghiệp (người nộp thuế) chuyển địa chỉ trụ sở chính.
∗ Lưu ý:
– Đối với việc chuyển địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc nộp tờ khai thuế cũng như đóng thuế đầy đủ cho Chi cục thuế theo quy định của pháp luật.
– Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp chỉ làm thay đổi nội dung thông tin liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký k không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
